しまうまプリントのフォーマットに合わせてデータを加工いただくことでエラーは解消されます。
一括で宛名データを取り込まれる場合、以下の記事をご確認ください。
またエラーの原因は、主に以下のものとなります。
エラーの主原因
- 列の順番がしまうまプリント用シートの順番と異なる、あるいは列を削除している、または専用シートを利用していない（専用シートのダウンロード手順は、こちらの記事をご確認ください）。
- 必須項目が入力されていない（必須項目を確認される場合、こちらの記事をご確認ください）。
- 入力されているデータの形式が、しまうまプリント用のものと異なる（フリガナが半角で入力されている、郵便番号にハイフンが含まれる、都府県の記載が抜けているなど）。
- 末尾に多数の全角スペースや半角スペース、改行が含まれていて、セル内の文字数をオーバーしている。
数百件、数千件のデータを一括で変換し、インポートされる場合、以下の手順をご確認ください。Windowsのパソコンをご利用されている場合、エクセルと「メモ帳」を使うことで、データを加工いただけます。
各種一括変換の手順
- 半角のフリガナ、または全角ひらがなのフリガナをカタカナに変換する
- 郵便番号のハイフンを一括で削除する
- 半角スペースで区切られた氏名を、タブで苗字と名前に区切る
- 住所データを、都道府県とそれ以外に、タブで分割する
半角のフリガナ、または全角ひらがなのフリガナをカタカナに変換する
- エクセルで新規に空白のファイルを開きます。
- A1のセルを選択した状態で、変換したいフリガナ全件をA列に貼り付けます。
- B1のセルに「=PHONETIC(A1)」と入力します（A1のデータが全角カタカナに変わり、B1に入ります）。
- B1のセルを選択し、セル右下の正方形にカーソルを合わせ、「＋」マークに変わったら、オートフィルを使ってそのままB列の下方にドラッグします（ドラッグした範囲のB列のデータが全角カタカナに変わります）。
郵便番号が全角数字で登録されていた場合、ASC関数を使って半角に変換します（PHONETIC関数は平仮名をカタカナに変換しますが、ASC関数は全角文字を半角文字に変換します）。
上記手順のPHONETIC関数が入るところ（B1セル）に、「=ASC(A1)」と記入すると、A1セルの全角文字が半角に書き換えられ、B1セルに表示されます。
郵便番号のハイフンを一括で削除する
- 空白のメモ帳を開き、変換したい郵便番号全件を貼り付けます。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しながら、「H」キーを押します。
- 「置換」メニューが開くので、「検索する文字列」にハイフンを入力します（「置換後の文字列」に何かデータが入っている場合、削除して空欄にします）。
- 「すべて置換」ボタンをクリックします。
- 全ての郵便番号からハイフンが除去されます。
- 郵便番号が半角のハイフンではなく、全角のハイフンやその他の文字で区切られていた場合、上記手順の「検索する文字列」にその文字を入力します。
- 郵便番号が全角数字で登録されていた場合、ASC関数を使って半角文字に変換します。こちらで案内しているPHONETIC関数の代わりにASC関数をご利用ください。
半角スペースで区切られた氏名を、タブで苗字と名前に区切る
- 空白のメモ帳を開き、変換したい氏名データ全件を貼り付けます。
- メモ帳の先頭にひとつタブを入れます（タブを入力する場合、キーボードの「Tab」キーを押します。数文字分の空白が入力されたように表示されます。画像の例では「上杉謙信」の前の空白です）。
- 入力したタブを選択し（＝タブの背景色を反転させ）、その状態でタブを切り取ります（タブの上で右クリックして、メニューの「切り取り」を選びます）。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しながら、「H」キーを押します。
- 「置換」メニューが開くので、「検索する文字列」に半角スペースを入力します。
- 「置換後の文字列」に切り取ったタブを貼り付けます（下の画像ではタブを目立たせるため、色を反転させています）。
- 「すべて置換」ボタンをクリックすると、タブで苗字と名前に区切られます（タブで区切られたデータは、エクセルに貼り付けた際、別々の列に入ります）。
- 氏名が半角スペースではなく全角スペースで区切られていた場合、上記手順の「検索する文字列」に全角スペースを入力します。
住所データを、都道府県とそれ以外に、タブで分割する
（※取り込みシートでは都道府県を住所から切り出す必要があります）
- 空白のメモ帳を開き、変換したい住所データ全件を貼り付けます
（※以下住所はサンプル用のものとなります）。 - メモ帳の先頭にひとつタブを入れます（タブを入力する場合、キーボードの「Tab」キーを押します。数文字分の空白が入力されたように表示されます）。
- 入力したタブを選択し（＝タブの背景色を反転させ）、その状態でタブを切り取ります（タブの上で右クリックして、メニューの「切り取り」を選びます）。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しながら、「H」キーを押します。
- 「置換」メニューが開くので、「検索する文字列」に「東京都」と入力します。
- 「置換後の文字列」に、「東京都」と入力し、その後に切り取ったタブを貼り付けます。
- 「すべて置換」ボタンをクリックします。
- 「5.」から「7.」の操作を、「大阪府」「京都府」「北海道」で繰り返します。他の県の場合は、「県」のみ入力して操作します（残るの43県を手動で置き換えるわけではありません。トータルの置換操作は、47都道府県が対象であっても、「東京都」「大阪府」「京都府」「北海道」「県」の5回となります）。
- 全ての置き換えを終えたら、エクセルで新規ファイルを開き、A1セルを選択した状態で、メモ帳のデータを貼り付けます（A列に都道府県が、B列に都道府県以外の住所が貼り付けられます。ただし、場合によってはC列以降にデータが含まれることがあります。「東京都立〇〇」、「京都府営〇〇」、「県道〇〇」といった地名で置き換えが発生することがあるためです。このような地名があることでC列以降にデータが含まれる場合、手動で個別にB列のセルに統合してください）。
- 「9.」で住所の加工を終えたら、取り込み用シートの「都道府県」「住所1」にデータを貼り付けてください。